---
title: Anrufe annehmen lassen, wenn alle auf der Baustelle sind
url: https://meister-mit-ki.de/aufgaben/anrufe-mit-ki-annehmen/
status: geprueft
kurz: Ein KI-Telefonassistent nimmt verpasste Anrufe an, fragt das Anliegen ab und schickt Ihnen eine Zusammenfassung. Mit Beispiel aus einem SHK-Betrieb.
erstellt: 2026-10-18
geprueftAm: 2026-10-18
quellen:
  - titel: "KI-Telefonassistent: Wie ein Betrieb 400 Anrufe täglich bewältigt"
    url: https://www.handwerk-magazin.de/wie-ein-handwerksbetrieb-400-anrufe-taeglich-mit-ki-bewaeltigt-348334/
    herausgeber: handwerk magazin
    abgerufen: 2026-10-18
  - titel: Was tun bei Gasgeruch?
    url: https://www.dvgw.de/themen/gas/verbraucherinformationen/was-tun-bei-gasgeruch/
    herausgeber: DVGW
    abgerufen: 2026-10-18
  - titel: HalloPetra Sicherheit & DSGVO
    url: https://hallopetra.de/produkt/sicherheit
    herausgeber: HalloPetra
    abgerufen: 2026-10-18
  - titel: Preise – HalloPetra
    url: https://www.hallopetra.de/preise
    herausgeber: HalloPetra GmbH
    abgerufen: 2026-10-18
---

# Anrufe annehmen lassen, wenn alle auf der Baustelle sind

Ein KI-Telefonassistent nimmt verpasste Anrufe an, fragt das Anliegen ab und schickt Ihnen eine Zusammenfassung. Mit Beispiel aus einem SHK-Betrieb.

- Datenschutz-Ampel: Gelb – Am Telefon fallen Name, Adresse, Telefonnummer und Schadensbeschreibung an. Nutzen Sie nur einen Anbieter mit AV-Vertrag und klären Sie, wo Aufnahmen gespeichert werden. Gesundheitsdaten oder Zugangscodes nicht abfragen lassen.
- Aufwand: mittel
- Gewerke: shk, elektro, dachdecker, maler-lackierer, tischler-schreiner, kfz, friseur

## Worum es geht

Das Telefon klingelt, während Sie im Heizungskeller stehen oder auf dem Dach. Die Mailbox hört kaum jemand ab, und der Kunde ruft den nächsten Betrieb an. Ein KI-Telefonassistent geht ran, fragt das Anliegen ab und schickt Ihnen eine Zusammenfassung.

## So gehen Sie vor

1. Schreiben Sie auf, welche Anrufe bei Ihnen typisch sind: neue Anfrage, Termin, Reklamation, Notfall, Werbung.
2. Legen Sie für jede Art fest, was die KI fragen soll (z. B. Adresse, Art des Schadens, Rückrufzeit) und wann sofort ein Mensch übernimmt.
3. Wählen Sie einen Anbieter mit AV-Vertrag und testen Sie ihn zuerst nur außerhalb der Bürozeiten.
4. Rufen Sie selbst ein paarmal an und spielen Sie typische Kunden durch.
5. Lesen Sie die Zusammenfassungen in den ersten Wochen jeden Abend und passen Sie die Fragen an.

## Im SHK-Betrieb

Der Notdienst entscheidet. Legen Sie Stichworte fest, bei denen sofort Ihr Bereitschaftshandy klingelt: Rohrbruch, Wasserschaden, Heizungsausfall im Winter. Bei Gasgeruch muss die Ansage zuerst sagen: Haus verlassen, keine Schalter betätigen, von draußen den Bereitschaftsdienst des Netzbetreibers anrufen. So empfiehlt es der DVGW. Welche Fragen bei Wartungsanfragen sinnvoll sind (Gerätetyp, letzte Wartung), bespricht die KI mit dem Kunden, die Einschätzung bleibt bei Ihnen.

## Anweisung zum Kopieren

> Du nimmst Anrufe für einen Handwerksbetrieb an, wenn niemand erreichbar ist. Sage zu Beginn, dass du ein KI-Assistent bist. Frage nach Name, Rückrufnummer, Adresse und Anliegen. Mache keine Preis- oder Terminzusagen. Wenn der Anrufer Rohrbruch, Wasserschaden, Heizungsausfall oder Gasgeruch nennt, sage sofort: „Ich verbinde Sie mit dem Notdienst.“ Bei Gasgeruch sage zuerst, dass der Anrufer das Haus verlassen, keine Schalter betätigen und von draußen den Bereitschaftsdienst des Gasnetzbetreibers anrufen soll. Unser Betrieb: …

## Darauf achten

- Die KI darf keine Preise nennen und keine technischen Diagnosen stellen.
- Anrufer müssen wissen, dass sie mit einer KI sprechen. Ob und wie Gespräche aufgezeichnet werden dürfen, klären Sie mit Ihrer Handwerkskammer oder einem Anwalt.
- Laut handwerk magazin sind viele Anrufer anfangs unsicher, wenn sie mit einer KI sprechen. Ein klarer erster Satz hilft.