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title: Rechnungstexte und Zahlungserinnerungen
url: https://meister-mit-ki.de/aufgaben/rechnung-und-mahnung/
status: geprueft
kurz: Freundliche, klare Zahlungserinnerungen und Begleittexte zur Rechnung – ohne dass Kundendaten in der KI landen.
erstellt: 2026-10-18
geprueftAm: 2026-10-18
quellen:
  - titel: Künstliche Intelligenz (KI) im Handwerk
    url: https://handwerkdigital.de/themen/kuenstliche-intelligenz-im-handwerk/
    herausgeber: Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk
    abgerufen: 2026-10-18
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# Rechnungstexte und Zahlungserinnerungen

Freundliche, klare Zahlungserinnerungen und Begleittexte zur Rechnung – ohne dass Kundendaten in der KI landen.

- Datenschutz-Ampel: Gelb – Rechnungen enthalten Namen, Adressen und Beträge. Lassen Sie die KI nur Vorlagen mit Platzhaltern schreiben und füllen Sie diese in Ihrer Buchhaltungssoftware.
- Aufwand: leicht
- Gewerke: elektro, shk, maler-lackierer, tischler-schreiner, dachdecker, kfz

## Worum es geht

Die Rechnung selbst erstellt Ihre Handwerker- oder Buchhaltungssoftware. Die KI hilft bei den Texten drumherum: dem Begleitschreiben, der ersten freundlichen Erinnerung, der zweiten deutlicheren Mahnung.

## So gehen Sie vor

1. Lassen Sie sich einmal Vorlagen schreiben – mit Platzhaltern wie [Kundenname] und [Rechnungsnummer].
2. Speichern Sie die Vorlagen in Ihrer Software.
3. Ab dann brauchen Sie die KI dafür nicht mehr.

## Anweisung zum Kopieren

> Schreibe drei Vorlagen für einen Handwerksbetrieb: 1. eine freundliche Zahlungserinnerung, 2. eine erste Mahnung, 3. eine zweite Mahnung mit Fristsetzung. Nutze Platzhalter in eckigen Klammern für Name, Rechnungsnummer, Betrag und Datum. Bleibe höflich und sachlich. Keine Rechtsbelehrung.

## Darauf achten

- Was in eine Rechnung hinein muss, prüfen Sie mit Ihrer Software oder Ihrem Steuerbüro, nicht mit der KI.