Worum es geht
Das Telefon klingelt, während Sie im Heizungskeller stehen oder auf dem Dach. Die Mailbox hört kaum jemand ab, und der Kunde ruft den nächsten Betrieb an. Ein KI-Telefonassistent geht ran, fragt das Anliegen ab und schickt Ihnen eine Zusammenfassung.
So gehen Sie vor
- Schreiben Sie auf, welche Anrufe bei Ihnen typisch sind: neue Anfrage, Termin, Reklamation, Notfall, Werbung.
- Legen Sie für jede Art fest, was die KI fragen soll (z. B. Adresse, Art des Schadens, Rückrufzeit) und wann sofort ein Mensch übernimmt.
- Wählen Sie einen Anbieter mit AV-Vertrag und testen Sie ihn zuerst nur außerhalb der Bürozeiten.
- Rufen Sie selbst ein paarmal an und spielen Sie typische Kunden durch.
- Lesen Sie die Zusammenfassungen in den ersten Wochen jeden Abend und passen Sie die Fragen an.
Im SHK-Betrieb
Der Notdienst entscheidet. Legen Sie Stichworte fest, bei denen sofort Ihr Bereitschaftshandy klingelt: Rohrbruch, Wasserschaden, Heizungsausfall im Winter. Bei Gasgeruch muss die Ansage auf den Notruf des Gasversorgers verweisen, bevor irgendetwas anderes passiert. Welche Fragen bei Wartungsanfragen sinnvoll sind (Gerätetyp, letzte Wartung), bespricht die KI mit dem Kunden, die Einschätzung bleibt bei Ihnen.
Anweisung zum Kopieren
Du nimmst Anrufe für einen Handwerksbetrieb an, wenn niemand erreichbar ist. Sage zu Beginn, dass du ein KI-Assistent bist. Frage nach Name, Rückrufnummer, Adresse und Anliegen. Mache keine Preis- oder Terminzusagen. Wenn der Anrufer Rohrbruch, Wasserschaden, Heizungsausfall oder Gasgeruch nennt, sage sofort: „Ich verbinde Sie mit dem Notdienst.“ Bei Gasgeruch sage zuerst, dass der Anrufer das Haus verlassen und den Notruf des Gasversorgers wählen soll. Unser Betrieb: …
Darauf achten
- Die KI darf keine Preise nennen und keine technischen Diagnosen stellen.
- Anrufer müssen wissen, dass sie mit einer KI sprechen. Ob und wie Gespräche aufgezeichnet werden dürfen, klären Sie mit Ihrer Handwerkskammer oder einem Anwalt.
- Laut handwerk magazin sind manche Anrufer anfangs unsicher. Ein klarer erster Satz hilft.